راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیک

آموزش تحریر دفاتر الکترونیکی

آموزش سامانه دفاتر تجاری یکی از مسائل مهم و کلیدی در سال 1404 می باشد که میبایست اجرا شود. این موضوع از مهمترین مسائل جامعه حسابداری میباشد. در این مقاله قصد داریم تا نحوه تحریر دفاتر قانونی الکترونیک را که از 18 اردیبهشت سال 1404 لازم الاجرا شده است را بررسی و آموزش دهیم. راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیک 1404 به صورت مرحله به مرحله و کامل در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته است تا کمکی مهم به شرکت ها در این زمینه کرده باشیم.

راهنمای مرحله به مرحله سامانه دفاتر تجاری الکترونیک

1 – ورود به سامانه

به آدرس my.tax.gov.ir مراجعه نمایید، وارد پرونده مالیاتی خود شوید. در صفحه نخست وارد قسمت سامانه دفاتر تجاری طبق عکس زیر شوید .

2- تاریخچه

پس از ورود به سامانه دفاتر تجاری تاریخچه بارگذاری اطلاعات به شما نمایش داده می شود. چنانچه قبلا در این بخش اقدام به تحریر دفاتر قانونی کرده باشید سوابق قبل نمایش داده میشود. همچنین چنانچه اولین بار برای تحریر دفاتر قانونی باشد این لیست خالی میباشد. در این بخش دو دکمه در بالا سمت چپ وجود دارد.

• بارگزاری فایل

چنانچه از قبل قالب فایل اکسل را دانلود کرده باشید میتوانید از این طریق آن را بارگزاری نموده و به سامانه ارسال نمایید

• دانلود قالب اکسل

چنانچه بخواهید اطلاعات دفاتر قانونی خود را طبق فرمت اداره مالیات تحریر نمایید میبایست این فرمت در قالب فایل اکسل دانلود شود تا بتوتنید تکمیل نمایید.

3- فایل اکسل

در قسمت بالای صفحه سمت چپ، دکمه دانلود قالب اکسل و بارگذاری فایل موجود میباشد. ابتدا دانلود قالب اکسل را میزنید تا نمونه فایل مورد نظر دانلود شده و پس از باز شدن آن را را مشاهده کنید . در زیر عکس فایل اکسل مورد نظر را مشاهده می نمایید.

4- تکمیل فایل اکسل

در قسمت فوق کد و عنوان حساب کل و معین و تفصیل موجود میباشد. گردش میبایست یا بدهکار باشد یا بستانکار که یک عدد در سطر میتوانید وارد نمایید. همچنین تاریخ اولین گردش و قبل از پایان آخرین گردش باید وارد شود. طبق دستورالعمل میبایست عنوان و ترتیب ستونها طبق قالب سامانه باشد . ستونهای گردش بدهکا ر و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشد. میبایست در هر سطر تنها یکی از ستونهای گردش بدهکار و بستانکار مقدار داشته باشد.

فایل های با بیش از 1000 سطر باید فرمت CSV  بارگذاری شود. در غیر این صورت به صورت اکسل ذخیره و بارگذاری گردد. فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد . تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حسابها قرار داشته باشد به گونه ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد . در عکس زیر راهنمای مقادیر تکمیل فایل اکسل (راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیک) قرار داده شده است.

5- گرفتن خروجی از نرم افزار حسابداری

در این مرحله وارد نرم افزار خود شده و از خلاصه وضعیت دفاتر گزارش تهیه کرده و با فرمت اکسل ذخیره می نمایید. سازمان امور مالیاتی در قالب اکسل حسابهای کل و معین و تفصیل را نیاز دارد. لذا در قالب اکسل خروجی از نرم افزار باید کدها و حسابها به تفکیک کل، معین و تفصیلی موجود باشد.

6- نکات اطلاعات حساب

کد حساب کل مثلا حسابهای دریافتنی تجاری دارای چند حساب معین میباشد که میبایست زیر هم در فایل اکسل ثبت شود و اگر دارای تفصیل هم باشد باید زیر مجموعه هم قرار گیرند .

فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات

قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV (بسته به تعداد سطرهای فایل اکسل که اگر بیش از 1000 باشد باید CSV ذخیره گردد.
• فرمت جداکننده( (Delimiter در صورت انتخاب فرمت CSV))
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

بارگذاری و پیش‌ نمایش فایل

در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
• در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌ شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
• پس از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به‌عنوان پیش ‌نمایش نشان داده می‌شود.

مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام “تاریخچه بارگذاری اطلاعات“ نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

1- کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده

2-تاریخ پایان سال مالی

3-بازه زمانی گردش حساب‌ها

4 -تاریخ بارگذاری فایل

5- وضعیت فایل بارگذاری‌شده:عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش

 6-آیکون هشدار (!)برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری

7-آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)

نکته قابل توجه درباره راهنمای سامانه دفاتر قانونی الکترونیک

با توجه به آزمایشی بودن فرآیند بارگذاری دفاتر هنوز مشکلات زیادی در این زمینه پیش روی حسابداران می باشد لذا در دوره آزمایشی ارسال دفاتر موارد ایراد ها و مشکلات بررسی و در دسترس همکاران قرار خواهد گرفت . شرکتهای نرم افزاری در تلاش برای ایجاد خروجی مناسب طبق فرمت سازمان امور مالیاتی می باشند. شرکت آریا تدبیر ذهن نیز در حال تلاش برای بهینه سازی خروجی دفاتر و رفع مشکلات موجود می باشد . در صورت بروز هر گونه مشکل میتوانید با کارشناسان ما تماس بگیرید .

نتیجه گیری

سامانه دفاتر قانونی الکترونیک به صورت آزمایشی در دسترس قرار گرفته است و هنوز با چالشهای زیادی مواجه هستیم . سامانه مودیان نیز در ابتدا مشکلات زیادی داشت لذا همه همکاران موفق به اجرای سامانه بودند. نرم افزار حسابداری آریا تدبیر با ارائه گزارشات دقیق مالی و حسابداری بستری مناسب جهت ارائه گزارشات مناسب سامانه دفاتر قانونی الکترونیک مهیا کرده است.